Fakultas Pertanian Untidar Kirim Tenaga Kependidikan Pelatihan Arsip di UGM

Manajemen Kearsipan bertujuan untuk mewujudkan efiensi dalam menyelenggarakan kearasipan baik berupa memaksimalkan pelayanan yang efektif maupun untuk mengurangi/ menekan biaya. Salah satu aspek dalam menajemen kearsipan adalah pengelolaan asip dinamis inaktif. Fakultas Pertanian berkomitmen untuk senantiasa menyediakan arsip yang baik dan dipertanggung jawabkan untuk meningkatkan menjadi bahan informasi. Guna mencapai tujuan tersebut para pimpinan di Fakultas Pertanian senantiasa mendorong tenaga kependidikan untuk selalu menggasah kemampuannya dengan mengirimkan menjadi peserta pelatihan maupun workshop.

Pelatihan Teknis Kearsipan “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif untuk Instasi dan Pemerintah Daerah” yang diseleggarakan oleh Arsip UGM yang diselenggarakan pada 31 Oktober-1 November 2019 adalah salah satu yang telah diikuti. Kegiatan ini mengajak seluruh peserta untuk mulai mengelola arsip agar di kelola dengan baik dengan menjadi  tenaga kearsipan yang profesional. Dalam kegiatan ini di jelaskan mengenai Manajemen Arsip Inaktif, Prosedur Penyusunan Arsip, Pengelolaan Arsip Inaktif, Praktik Pemberkasan Arsip dan Praktik pembuatan Daftar Arsip.

Setiap perserta diharuskan untuk melakukan praktik mulai dari arsip dibuat hingga disimpan serta mengolah arsip yang sebelumnya tidak teratur hingga menjadi arsip yang tertata rapi dengan melakukan sortir pergolongan surat hingga perihal surat. Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. dalam paparanya menyampaikan bahwa “ Sifat arsip inaktif itu adalah intermediate (antara) tidak perlu ditempatkan ditempat yang mahal karena nanti akan ada yang musnah ada yang menjadi statis, yang penting harus mudah di akses”.

ini diikuti oleh sekitar 100 peserta dari intansi pemerintah maupun swasta yang berasal dari berbagai daerah di Indonesia. Dalam rangkaian acara ini peserta diajak berkunjung ke depo arsip  milik UGM, diperlihatkan dokumen-dokumen lama yang berisi sejarah UGM dan beraneka ragam arsip kegiatan yang telah berusia puluhan tahun. Peserta juga mengunjungi tempat perawatan arsip yang tengah dikerjakan oleh pengelola arsip baik berupa arsip baik foto, audio dan video.  Disampaikan dalam tanya jawab dengan pengelola arsip adalah repotnya harus mengubah arsip yang berupa Video yang masih menggunakan kaset, karena saat ini alat untuk memainkannya sudah jarang ditemui hingga harus mencari dipasar-pasar bekas. (Gie. November 2019)